Event Planning Process

活动日期前六(6)周

1. Student organizations request an Event Planner Form from the Office of Student Life. Campus Departments, auxiliaries, 和校外团体可以向采购部门索取活动策划表 & Contracts Office. 此表格亦可在此下载:

2. 通过填写活动策划表格包(填写所有适当的表格)并获得拟议项目的所有组织和大学签名，即可获得项目批准/拒绝. 如果当时无法获得批准, 学生组织活动策划会议, 由Loker学生会和学生生活办公室共同协调, may be required. 未能出席和参加与学生生活或办公室的活动策划会议 Procurement & Contracts 工作人员在活动日期前四(4)周可能导致活动取消或重新安排.

3. 与将在活动中工作的组织成员一起参加活动策划会议(至少有一名成员必须是组织的官方官员), the organization's advisor, 大学警察的代表(如适用), a representative of the facility, 其他大学代表(如适用)和负责学生事务(或采购)的副院长将主持会议. 当出现以下任何情况时，活动策划会议需要审查活动的细节和计划.

The event is:

  • A dance
  • A concert
  • 包括要求提供酒水
  • 会在门口收现金吗
  • 一场预计出席人数超过100人的校园活动
  • 赌场之夜或涉及抽奖或抽奖
  • 学生被拍卖的拍卖会
  • 被局长认定为中度至高风险, Office of Student Life, and/or State University Police

在需要活动策划会议的设施或地点，包括但不限于大学剧院, Gymnasium, Housing, Sculpture Garden, ERC Forum, Student Union Patios, and the Vendor Walkway, 或者在户外活动中使用扩音器.

4. 经批准的学生组织项目的活动策划表将由学生生活办公室转发给Loker学生会，作为空间申请. 对于需要活动策划会议的活动, OSL将通过Loker学生会行政办公室设施调度提交临时设施预订请求. 此临时请求将保留到活动策划会议后两周, 在此之前，学生组织必须与Loker学生会联系确认并最终确定 or to release 免费预订. Loker学生会取消政策和费用将适用.

校园部门和校外团体可通过以下方式临时预订设施 Procurement & Contracts. 所有设施预订已通过 Procurement & Contracts 应遵守《澳门十大赌场注册平台》中规定的条款和条件.

活动日期前五(5)周

学生组织与Loker学生会设施调度员会面, and campus departments meet with Procurement & Contracts 讨论活动策划表信息，并在需要时获得预订批准和确认.

活动日期前四(4)周

与将在活动中工作的组织成员一起参加活动策划会议(至少有一名成员必须是组织的官方官员), 当/如果学生生活办公室要求时，审查活动的细节和计划. 有关需要召开活动策划会议的活动和情况，请参见上文第1项. 在预订完全确认之前，不得以任何方式发布或传播任何宣传信息. 这是这次会议最迟举行的时间!

活动日期前三(3)周

根据活动策划会议的结果(必要时):

1. 向相应的预订办公室提供或要求更新您的活动预订. 如活动必须取消或延期, 立即通知所有有关方面(警方)作出这些安排, Reservations, ASI, OSL, Insurance, etc.).

2. If needed, 设备和设置要求必须由主办机构或校园部门转发给适当的校园办公室. 此信息的延迟可能会使节目预订面临取消或推迟的风险.

活动日期前两(2)周

确认并敲定活动安排.

  • 取消:取消已确认的校园活动预订，必须至少提前两(2)周通知. 如果活动在不到两(2)周的时间内被取消，可能会向赞助组织收取50美元的逾期取消费. 取消费用见《澳门十大赌场注册平台》.

Event Checklist Form

Complete the form 学生组织活动，table events除外. 此表格必须填妥并提交至 riskmanagement@hnoumai.net 不迟于活动日期前两周.